Sistem Pendukung Operasional Jasa Pengiriman Barang

 

( Studi Kasus : PT.Combi Express )
Nixon Erzed
, Trinugi WiraHarjati, dan Bareno Utama Putra
Sistem Informasi
STTI NIIT/I-Tech, Jakarta
http://www.i-tech.ac.id

 


ABSTRAKSI

 

Di era globalisasi saat ini kebutuhan akan transportasi sangat penting. Begitu juga dengan pengiriman barang, menumbuhkan pula persaingan bisnis yang semakin tajam. Maka perusahaan-perusahaan ekspedisi yang baru telah tertinggal jauh dari para pesaingnya yang sudah besar usahanya, salah satunya didalam penerapan sistem komputerisasinya yang selama ini masih dilakukan secara manual. Sistem Informasi di perusahaan pengiriman barang dan penyimpanan data serta infrastruktur antara integritas sistem sangat diperlukan.

Untuk mendapatkan gambaran dan pemahaman lebih dalam, penulis melakukan studi lapangan di perusahaan pengiriman barang. Penelitian di lanjutkan dengan melakukan analisa sistem transaksi yang ada yang kemudian dilanjutkan dengan perancangan sistem. Aplikasi yang dibangun dalam penelitian ini merupakan implementasi hasil analisa dan perancangan sistem tersebut.

Aplikasi yang dibangun berdasarkan penelitian ini telah mampu mencatat data secara sistematik dan akurat, sehingga dapat mendukung semua aktifitas operasional pengiriman barang pada suatu perusahaan jasa pengirima.

PENDAHULUAN

PT.Combi Express adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengangkutan yang menyediakan jasa berupa sarana pengiriman barang via transportasi darat dari Jakarta ke beberapa kota tujuan seperti bandung, semarang, yogyakarta, surabaya dan denpasar. Dengan menggunakan truk operasionalnya sendiri. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 20 april 1991 yang memiliki kantor dan gudang di Jakarta. Merupakan perusahaan patungan yang didirikan oleh beberapa orang. Dipimpin oleh seorang pimpinan dan memperkerjakan sekitar 40 orang.

PT.Combi Express memberikan kemudahan bagi pelanggan yang ingin mengirimkan barang dalam partai banyak maupun kecil dengan harga murah dan jaminan keselamatan barang sampai ditempat tujuan. Pada perusahaan ini manajemen perusahaan yang masih melakukan pencatatan secara manual, cukup sulit bagi pihak pengelola mendata dan melaksanakan kegiatan pengolahan informasi dikarenakan luasnya area operasional perusahaan.Salah satu masalah yang menghambat pada perusahaan ekspedisi ini adalah pencatatan data barang yang masih manual, membuat catatan barang yang akan dikirim seringkali sulit dicari. Apalagi dengan banyaknya frekuensi barang yang akan dikirim dalam satu hari dan beragam tujuan pengiriman. Maka dikhawatirkan akan menimbulkan hambatan-hambatan. Misalnya, pada proses pengiriman barang akan menyulitkan pihak gudang dalam pendataan barang ketika akan memasukkan barang ke dalam truk pengangkut, kurang terorganisirnya catatan pengiriman barang.

TINJAUAN PERMASALAHAN

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan terlebih dahulu, maka penulis akan mengidentifikasikan beberapa masalah yang akan menjadi objek penelitian. Berikut beberapa permasalahan yang diangkat oleh penulis:

  1. Merubah penggunaan sistem yang masih manual

  1. Membuat form tanda terima barang (TTB), surat pengiriman barang (SPB), list barang, surat jalan, penerima, dan barang
  2. Membuat form absensi, pengiriman barang dan data truk yang tersedia serta pembayaran pengiriman.
  3. Membuat form yang dapat mengatur tarif, truk, biaya jalan, dan karyawan.
  4. Laporan-laporan pengiriman barang

2. Mempermudah proses pemeriksaan laporan

  1. Membuat form yang akan menampilkan laporan transaksi yang terusun rapi dan akurat berdasarkan kategori masing – masing.
  2. Memudahkan untuk mencari laporan yang telah dicatat sebelumnya.

ANALISA KEBUTUHAN SISTEM

Tujuan dalam analisa kebutuhan sistem ini adalah untuk mendapatkan informasi tentang berbagai jenis informasi yang dibutuhkan oleh sistem sesuai dengan kebutuhan user.

·         Studi Lapangan.

Tujuan dalam studi lapangan ini akan dicari selengkap-lengkapnya tentang kebutuhan informasi user dari prosedur yang sedang berjalan saat ini, sehingga nantinya akan diperoleh gambaran dimana dan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem informasi yang akan dikembangkan.

kebutuhan dari prosedur yang berjalan saat ini adalah :

·          Adanya sebuah data yang terpusat dalam sebuah sistem, dimana data terpusat ini merupakan berbagai sumber data yang dapat diakses dari berbagai tempat, sehingga tujuan tentang integrasi data dapat terpenuhi oleh sistem yang akan dikembangkan.

·          Perlunya sebuah aplikasi yang terpadu sehingga dapat membantu bagian front office, bagian kesehatan dan bagian manajemen.

·          Aplikasi yang dapat memberikan berbagai bentuk laporan sesuai dengan kebutuhan masing-masing bagian, sehingga kecepatan dalam menganalisa dapat ditingkatkan.

 

DIAGRAM ALUR DATA ( DAD)

Diagram alir data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat, manual, atau gabungan dari keduanya yang menggambarkannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan yang sesuai dengan aturan mainnya.

Diagram alir data tentang sistem usulan yang penulis usulkan terdiri dari : diagram Dikomposisi, diagram konteks, diagram level 1,dan diagram level 2 .    

DIAGRAM KONTEKS ( LEVEL 0 )

 

·         Pengirim

– Pengirim akan memberikan data dirinya dan data barang, lalu sistem akan memberikan data barang yang dikirim.

– Sistem akan memberikan data jumlah uang pembayaran kepada pengirim. Lalu pengirim akan memberikan data jumlah dibayar.

·         Penerima

  Penerima akan menerima data pengiriman barang ketika barang yang dikirim telah sampai di tujuan.

·         Pimpinan Perusahaan

       Pimpinan perusahaan akan mendapatkan seluruh keluaran dari sistem yang berupa laporan.

·         Kenek

       Daftar barang akan digunakan oleh kenek untuk mendapatkan informasi mengenai barang-barang yang dibawa oleh armada truk. Serta kenek memberikan data status KIR kepada sistem.

·         Gudang

       Bagian gudang akan menerima data tanda terima barang dari bagian sales ketika pengirim telah menyerahkan barangnya untuk dikirim. Sebagai data laporan barang masuk ke gudang.

 

DIAGRAM DEKOMPOSISI

Dekomposisi berfungsi untuk dapat membantu memberi gambaran tentang fungsi–fungsi yang berinteraksi dalam sistem yang sedang berjalan saat ini secara top-down, dengan demikian kita dapat dengan cepat untuk membagi sistem berdasarkan tingkatannya (level). Adapun diagram Dekomposisi mengenai hasil analisa sistem adalah sebagai berikut :

Berikut penjelasan setiap level diagram Dekomposisi

 

Level 0 Sistem Informasi Administasi

Pada level 0 di diagram Dekomposisi sistem pendukung operasional pengiriman barang menggambarkan cakupan sistem keseluruhan. Ini adalah level teratas di dalam diagram Dekomposisi. Level ini mempunyai dua level di bawahnya, dimana pada level 01 memiliki 5 proses, level 02 memiliki 13 proses dan level 03 memiliki 7 proses. Adapun proses tersebut adalah sebagai berikut :

 

DIAGRAM LEVEL 1

Pada DFD level 1 ini ada beberapa proses yaitu

1.        Proses Registrasi Pengiriman

Data inputan pada proses transaksi dialirkan dari pengirim berupa data pengiriman dan data barang sedangkan sistem akan memberikan data tanda terima barang.

2.        Proses Pembayaran Pengiriman

Proses ini dilakukan oleh kasir dan pengirim dimana bagian kasir akan menginput data pembayaran dan hasil akhirnya adalah data pembayaran oleh pengirim.

3.        Proses Pengiriman Barang

Pada proses ini akan dilakukan proses pendataan pengiriman dan pembuatan daftar list barang truk oleh kepala operasional. Yang hasil keluarannya adalah data

4.        Proses Operasional Perusahaan

Pada proses ini, proses masukan data ke dalam basis data master tentang operasional perusahaan.

5.        Proses Laporan

Pada proses ini terdiri dari beberapa laporan operasional perusahaan yang terdiri dari laporan pengiriman barang, data pengiriman,

 

 

DIAGRAM LEVEL 2 REGISTRASI PENGIRIMAN

Pada level 2 Registrasi Pengiriman. Adapun proses tersebut terbagi dalam 5 proses, antara lain:

          Info tarif dan tujuan

Pengirim akan memasukkan data tujuan dan oleh sales akan muncul sesuai dengan isi didalam tabel tarif.

          Input data pengiriman

Data pengirim dimasukkan ke dalam tabel pengirim oleh sales.

         Hitung berat dan ongkos

Data barang yang telah dimasukkan akan dihitung jumlah ongkosnya sesuai dengan berat yang tercantum dan tujuan yang dipilih.

          Pencetakan tanda terima barang

Data yang telah masuk maka akan dicetak sesuai dengan data pengirim dan data barang oleh sales.

          Laporan pengirim

Pada laporan pengirim akan berisi data pengiriman yaitu data pengirim.

 

DIAGRAM LEVEL 2 PEMBAYARAN PENGIRIMAN


 

Pada level 2 Pembayaran Pengiriman, digambarkan bahwa proses pembayaran dibagi menjadi 2 proses. Adapun proses tersebut adalah:

          Cek tagihan

Kasir akan memasukkan nomor TTB yang akan disesuikan dengan tabel TTB

          Cetak Kwitansi

Berdasarkan data dari hasil pembayaran maka akan dibuatkan kwitansi kepada pengirim sebagai bukti pembayaran.

 

DIAGRAM LEVEL 2 ADMINISTRASI PERUSAHAAN


 

Pada level 2 Administrasi Perusahaan, digambarkan bahwa proses administrasi dibagi menjadi 3 proses. Adapun proses tersebut adalah:

          Status

Akan muncul status truk yang tersedia untuk dipakai didalam pengiriman barang.

          Buat SPB

Data pengiriman dari tabel pengirim dan TTB akan di cetak menjadi surat pengiriman barang yang berisi data pengirim dan data barang oleh kepala operasional.

          Buat List barang dan surat jalan

Pada proses ini akan dibuatkan list sesuai dari truk yang dipakai dalam pengiriman barang dan juga surat jalan yang berisi ongkos perjalanan dari tabel biaya jalan.

 

DIAGRAM LEVEL 3 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN


 

Pada level 3 Administrasi Kepegawaian, digambarkan bahwa proses administrasi dibagi menjadi 2 proses. Adapun proses tersebut adalah :

          Pendataan absen karyawan

Proses ini akan mendata seluruh absensi supir dan kenek lalu datanya akan masuk ke dalam tabel absensi.

          Pendataan karyawan

Data karyawan baru dapat dimasukkan oleh HRD selanjutnya data akan masuk ke dalam tabel karyawan.

 

DIAGRAM LEVEL 3 ADMINISTRASI TRUK


Pada level 3 Administrasi Truk, digambarkan bahwa proses administrasi truk dibagi menjadi 3 proses. Adapun proses tersebut adalah:

          Atur tambah truk

Pada proses ini akan muncul info armada truk dari tabel truk dimasukkan data armada truk baru 

          Atur supir dan kenek truk

Data supir dan kenek akan dimasukkan ke dalam tabel truk dimana setiap satu truk memiliki satu supir dan satu kenek.

          Atur KIR truk

Pada proses ini akan dimasukkan info tanggal KIR yang berlaku. Dan data tersebut akan masuk kedalam tabel truk.

 

DIAGRAM LEVEL 3 ADMINISTRASI TARIF


 

Pada level 3 Administrasi Tarif, digambarkan bahwa proses administrasi tarif dibagi menjadi 2 proses. Adapun proses tersebut adalah:

          Pendataan Tarif

Pada proses ini akan dimasukkan tarif dan tujuan yang baru, lalu dimasukkan ke dalam tabel tarif juga dapat mengubah data tarif yang ada dalam tabel tarif.

          Pendataan biaya jalan

Proses ini memasukkan biaya jalan yang baru ke dalam tabel biaya jalan dan dilakukan oleh HRD.

 

USE CASE DIAGRAM


Penjelasan:

Nama Use-case: Sistem Pendukung Operasional Pada Jasa Pengiriman barang.

Deskripsi: Use case ini menjelaskan bahwa Admin bisa mengakses keseluruhan proses di sistem ini. dan user adalah pengguna sistem ini , user hanya bisa mengakses  4  proses  dari  5  proses  yang  ada  yaitu  proses  pendaftaran, proses konsultasi, proses pembayaran, proses laporan, dan proses penambahan User hanyalah wewenang admin. Dan semua data yang sudah diproses oleh user ataupun admin akan diberikan kepada pimpinan dalam bentuk laporan.

 

 

Skenario Use Case

Dari Use Case diatas dapat dilihat perbedaan batasan tingkat dari keempat pengguna aplikasi. Didalam hal ini keempat pengguna aplikasi ini adalah: sales, kasir, kepala operasional maupun HRD. Beberapa skenario Use Case antara lain :

Nama Use Case    : Use Case registrasi pengiriman
Aktor                      : Sales

Skenario: Proses yang terjadi didalam use case ini adalah proses registrasi pengiriman oleh Sales dimana dia menginput data tentang pengirim, penerima serta barang yang akan dikirim lalu akan menghasilkan tanda terima barang (TTB) yang diberikan kepada pengirim dan bagian gudang dalam pendataan barang kiriman.

Nama Use Case    : Use Case pembayaran pengiriman
Aktor                      : Kasir

Skenario: Proses yang terjadi didalam Use Case ini adalah proses pembayaran oleh pengirim kepada kasir dimana kasir akan memasukkan nomor tanda terima lalu keluar jumlah tagihan dan setelah pengirim membayar akan dicetak kwitansi yang dibuat oleh kasir.

Nama Use Case    : Use Case pengiriman barang
Aktor                      : Kepala Operasional

Skenario : Proses yang terjadi didalam Use Case ini adalah proses ketika barang akan dikirim yang dilakukan oleh kepala operasional dimana akan menentukan truk yang akan dipakai dan memilih barang apa saja yang akan diangkut truk tersebut dan juga list barang dimana berisi data daftar barang sebuah armada sehingga akan memudahkan bagian gudang dalam pendataan barang yang keluar dari dalam gudang. Sehingga outputnya akan berguna bagi supir dan gudang dalam pengecekan barang yang akan dikirim

Nama Use Case    : Use Case Administarsi Perusahaan
Aktor                      : HRD

Skenario : Proses yang terjadi didalam Use Case ini adalah proses yang dilakukan oleh HRD untuk mengedit data truk, data KIR, data supir, data karyawan termasuk absensi supir dan juga data tarif biaya jalan.

 

Nama Use Case    : Use Case mencetak laporan
Aktor                      : HRD

 

Skenario : Proses yang terjadi didalam Use Case ini adalah proses yang berfungsi untuk melihat seluruh detil transaksi dan data pengiriman pada PT.Combi Express dalam sebuah periode dan dilakukan oleh HRD.

 

ERD

ERD (Entity Relationship Diagram) digunakan untuk memodelkan entitas yang ada serta hubungannya satu sama lain.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: